Bei Bewerberdaten ist zusätzlich zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auch §26 Abs. 1 Satz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) als relevante rechtliche Grundlage zu beachten.
Gemäß dieser Bestimmung ist die Verarbeitung von Daten zulässig, wenn sie für die Entscheidung über die Einstellung in ein Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Die Verarbeitung von Bewerberinformationen wie Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse ist typischerweise notwendig, um ein Beschäftigungsverhältnis zu begründen.
Mitteilung des Ziels und rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung
Es ist erforderlich, Bewerber beim Erheben ihrer Daten über Zweck, Umfang und rechtliche Grundlage zu informieren. Diese Informationen sind gemäß Artikel 13 DSGVO in einer Datenschutzerklärung mitzuteilen. Der Inhalt der Informationspflicht umfasst unter anderem:
Kontaktdaten des potenziellen Arbeitgebers sowie des Datenschutzbeauftragten (falls erforderlich oder freiwillig ernannt)
Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung (üblicherweise §26 Abs. 1 Satz 1 BDSG)
Speicherdauer der Bewerbungsunterlagen oder Kriterien für die Aufbewahrungsdauer
Mögliche Empfänger der Bewerbung (z. B. andere Niederlassungen oder Tochtergesellschaften innerhalb der Unternehmensgruppe)
Mögliche Übermittlungen in Drittstaaten (z. B. in die USA) und die verwendeten Datenschutzvorkehrungen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder Zustimmung des Bewerbers)
Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Hinweis auf das Widerrufsrecht der Einwilligung des Bewerbers
Aufklärung über die Rechte des Bewerbers (z. B. Auskunftsrecht gemäß Artikel 15 DSGVO, Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, Recht auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO).
Platzierung der Datenschutzerklärung
Wenn eine Online-Bewerbungsseite für Interessenten oder ein Bewerberportal verwendet wird, sollte die Datenschutzerklärung klar sichtbar verlinkt sein. Falls Sie als Arbeitgeber ein Bewerbungsformular auf der Unternehmenswebsite bereitstellen, über das Interessierte ihre Unterlagen direkt übermitteln können, sollte die Übertragung und Speicherung auf dem Webserver verschlüsselt oder passwortgeschützt erfolgen.
Bei unaufgeforderten Initiativbewerbungen werden die Daten bei Eingang der Bewerbung verarbeitet. Spätestens nach Erhalt solcher Bewerbungen sollte der Bewerber über Zweck und Umfang der Datenverarbeitung informiert werden (z. B. in der Eingangsbestätigung, entweder durch Anhang einer Datenschutzerklärung im PDF-Format oder als Link in einer Antwort-E-Mail).
Zugriff auf Bewerberdaten
Zugriffsrechte auf Bewerberdaten sollten durch ein Berechtigungskonzept eingeschränkt werden. Nur Personen, die über Einstellungsentscheidungen entscheiden, sollten Zugriff haben (z. B. Personalverantwortliche, Teamleiter, ggf. Geschäftsführer). Daten sollten keinesfalls in allgemein zugänglichen Ordnern abgelegt oder per E-Mail an Beteiligte weitergeleitet werden.
Fragen im Bewerbungsgespräch
Im Bewerbungsgespräch darf der Arbeitgeber nur Fragen stellen, die für das konkrete Bewerbungsverfahren erforderlich sind. Eine Beziehung zum Anforderungsprofil der Stelle ist stets notwendig. Beispiele für grundsätzlich unzulässige Fragen sind solche nach Schwangerschaft, politischer oder religiöser Gesinnung, Vorstrafen ohne direkten Bezug zur Stelle, und Vermögensverhältnissen.
Hintergrundprüfungen
Bei Hintergrundprüfungen, z. B. mithilfe von sozialen Netzwerken oder einer Google-Suche, sind bestimmte Bedingungen zu beachten. Die Daten müssen vom Bewerber ins Internet gestellt worden sein, dürfen nicht älter als fünf Jahre sein und einen Bezug zur Arbeitsstelle aufweisen.
Speicherdauer von Bewerberdaten
Sobald die Daten nicht mehr benötigt werden, müssen sie gelöscht werden (Artikel 17 Absatz 1 Satz 1 DSGVO). Bei einer Einstellung erfolgt die Übernahme der Unterlagen in die Personalakte, jedoch nur in dem für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Umfang. Bei Ablehnung oder Rückzug der Bewerbung sind die Daten zu löschen oder zu vernichten. Speicherungsdauern von vier bis maximal sechs Monaten sind für solche Fälle üblich und akzeptabel, um etwaigen Schadensersatzansprüchen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gerecht zu werden.
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